Hjem

Foreløbig referat fra ordinær generalforsamling 2011

I sidemenyen finner du referat fra tidligere generalforsamlinger.

Det er mulig det kommer rettelser til dette. Ikke betrakt det som endelig før ondsag 26.10.2011

 

Det var 18 stemmeberettigede tilstede.

Sak 1: Godkjenninng av innkallingen.

Innkallingen ble godkjent ved aklamasjon.

Sak 2: Valg av ordstyrer og referent.

Styrets forslag: ordstyrer: Knut Eivind Brennhaug og  Referent: Harald Torvatn  ble godkjent ved aklamasjon

Sak 3: Årsberetning:

Styret har i år bestått av

generalsekretær Harald

Kasserer Tore

Rekrutteringsansvarlig John Christer Rusti, forlot styret tidlig, erstattet med Knut Eivind Brennhaug

Nettansvarlig: Marius Kotsbakk

Ambassadør: Espen Kvernmo

Webredaktør: Henrik Lerdal, forlot styret tidlig. Erstattet med Håvard Krugerud som styremedlem.

Vara: Knut Eivinn Brennhaug (Inn i styret som rekruteringsansvarlig), Håvard Krugerud (inn i styrert) og Ingunn. Ingunn Moen  (sluttet tidlig)

Aktivitet

Klubben har hatt klubbkveld nesten hver onsdag. Det har vært avholdt en spilldag med 29 deltagere, en sosial 17. maifeiring, og en julefeiring med gløgg, julekaker og klubbmesterskap.

Det har blitt holdt klubbsaga i Heroes Champions høst 2010 og vår 2011 og i Vampire the Requiem høst 2011.

Vi har hatt følgende klubbmestre dette året:

Robo Rally: Marius (julefeiringen)

6 Nimt: Sigurd Gaut (spilldagen)

Escalation: Hilde Austlid (Spilldagen)

Through the Ages: Harald Torvatn (Spilldagen)

Dominion: Skjold (Spilldagen)

18xx:   (Spilldagen)

Kingsburg:  (Spilldagen)

Merchants & Marauders: Harald Torvatn

Landnam:  (Spilldagen)

Spillinnkjøp
Klubben har i år kjøpt brettspillene Through the Ages og 7Wonders og rollespillboka Vampire the Requiem.

Annet

Styret har skrevet kontrakt med designbyrået Sarepto om laging av en
ordentlig plakat for å promotere klubben.

 

Generalforsamlingen hadde ingen ting å bemerke til årsmeldingen.

Sak 4: Vedtektsendringer:

Forslag fra styret:

Setningen "Ordinær generalforsamling avholdes på en klubbkveld i august-oktober." endres til: "Ordinær generalforsamling holdes på en klubbkveld i februar-mars."

Eller

Det tilføyes en setning som sier: "Generalforsamling for å godkjenne regnskap for forrige kalenderår holdes i februar."

Kommentar og begrunnelse: Bare en av disse endringene (om noen) er nødvendig. Bakgrunnen er at hyperion gir momsrevisjon til medlemsforeningene, omtrent 4% av utgifter. For oss vil dette kunne beløpe seg til omtrent 4000. Men for å få til dette må vi ha et generalforsamlingsgodkjent regnskap. Siden fristen for å søke momsrefusjon er i juli er det umulig for oss å få til dette med den generalforsamlingsstrukturen vi har nå. Styrets forslag tar sikte på å skaffe en generalforsamling mellom nyttår og innlevering av søknad om momsrefusjon. Å vedta hvilken som helst av disse vil også gjøre at Hexcon (som er en del av hexagon, og står for over halvparten av omsetningen) må få sine regnskap i orden forholdsvis kort tid etter Hexcon.

Styrest forslag til avstemningsrekkefølge: Først stilles de to forslagene opp mot hverandre. Det som får flest stemmer blir sa stilt opp mot alternativet, som er ingen endring.

 Etter debatt ble styrets to forslag satt opp mot hverandre. Første forslag vant med 11 stemmer, 5 stemte på andre forslag og 2 var avholdende.

Når dette ble holdt opp mot gjeldende regel ble endringen vedtatt med 15 stemmer for. 3 var avholdende.

Stryrets første forslag til vedtektsendring er dermed vedtatt.

Forslag fra Hilde:

"2a) Medlem kan de bli som har fylt 14 år, eller har begynt på ungdomsskolen."

til

"2a) Man kan tidligst bli medlem det året man fyller 13."

Begrunnelse: Når vi skulle lage plakat for Hexcon la vi merke til at vi måtte bruke ganske mange ord på å forklare aldersgrensa. Det går an å si det ganske kompakt ved å si "folk født 1998 eller tidligere", men da må man oppdatere info f.eks. på nettsider hvert år. Det er lettere å si/skrive "aldersgrense 13 år" enn å si "aldersgrense ungdomsskolealder eller eldre".

I praksis betyr dette at vi senker aldersgrensa med et halvt år.

Under debatten kom det frem et forslag til, fra Tor Gjerde om å i stedet stryke ”som har fylt 14 år, eller” fra den oprinnelige paragrafen i stedet for Hildes forslag.

Tors forslag til endring ble satt opp mot Hildes, Tors vant med 9 mot 5 (fire avholdende).

Så ble Tors forslag satt opp mot eksisterende regel, og vedtatt med 11 stemmer. (7 avholdende)

Sak 4: Styrevalg

Styresamensetning

Styret foreslo følgende styreposter:

Generalekretær

PR-ansvarlig

Teknisk nettansvarlig

Webredaktør

Materialforvalter

Kasserer

Valg av revisor: Hvis vi vedtar en eller annen flytting av genfors som gjør at vi vil ha et genforsgodkjent regnskap til hyperion må vi også velge en revisor. Vi tar i så fall det etter styrevalget.

Styrets hadde følgende froslag til reviderte styreinstrukser:

Styreinstrukser

Stillingsinstruks for Generalsekretær

  • Generalsekretær en deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Generalsekretær en er styrets leder i alle sammenhenger hvor dette kreves. generalsekretær en har ikke dobbeltstemme i noen sammenhenger.
  • Generalsekretær en er ansvarlig for å føre referat fra alle styremøtene. Referatene skal gjøres tilgjengelige for klubbens medlemmer senest en uke etter møtet. Enkeltsaker kan, etter styrevedtak, holdes utenfor det offentliggjorte referatet.
  • Generalsekretær en er ansvarlig for å føre styreprotokoll over vedtak som gjøres av styret. Det skal også protokollføres oppmøte på styremøtet, fordeling av nøkler til klubbens lokaler samt overføring av styreverv og overføring av materiell i forbindelse med overføring av styreverv.
  • Generalsekretær en er ansvarlig for å vedlikeholde og drive klubbens arkiv. Arkivet skal som et minimum inneholde alle styrereferater de siste 3 år, referater fra ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger og korte beskrivelser av rutiner omkring faste arrangementer (Stands på NTNU, mottak av nye medlemmer, bestilling av buttons til klubbturneringer etc.).
  • Generalsekretærene har også overordnet ansvar for å sørge for at alt nødvendig arbeid for klubbens drift skjer, som for eksempel plakat på døra, lås på skapet, tømming av postboks.

Stillingsinstruks for PR-ansvarlig

  • PR-ansvarlig deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • PR-ansvarlig plikter å ta seg av klubbens kontakter utad. Dette omfatter blant annet å være frontperson mot pressen, holde kontakt med utleier av lokalene, svare på henvendelser rettet til Hexagon og representere Hexagon i offentlige sammenhenger.
  • PR-ansvarlig er ansvarlig for rekrutteringsarbeidet i Hexagon. Minimum av tiltak som bør gjennomføres er to stands på NTNU Gløshaugen og to stands på NTNU Dragvoll.
  • PR-ansvarlig er ansvarlig for at det til en hver tid finnes informasjonsmateriell om Hexagon tilgjengelig på spillbutikker i Trondheim.
  • PR-ansvarlig er ansvarlig for å organisere en mottaksordning og en oppfølgningsordning for nye medlemmer. Det anbefales at samtlige styre og varamedlemmer benyttes i denne ordningen.

Stillingsinstruks for materialforvalter

(Denne instruksen er i hovedsak gjenbrukt fra 2008, siste punkt er nytt.)

  • Materialforvalteren deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Materialforvalteren er ansvarlig for klubbens materiell.
  • Materialforvalteren er ansvarlig for Hexagons spillsamling. Materialforvalteren bør sørge for at det er tilgjengelig poser til spillebrikker og passe på at klubbens medlemmer behandler klubbens materiell pent.
  • Materialforvalteren er ansvarlig for å kjøpe inn spill, samt å finne ut hvilke spill det er ønskelig at klubben kjøper inn.
  • Materialforvalteren er, sammen med kassereren, ansvarlig for at spillinnkjøpene holder seg innenfor rammene gitt i budsjettet.
  • Materialforvalteren bør med jevne mellomrom ta initiativ til å kvitte seg med spill som ingen medlemmer ønsker å ha i klubben, ved å gjennomføre auksjoner.

Stillingsinstruks for kasserer

  • Kassereren deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Kassereren skal føre regnskap for Hexagon, og å holde dette oppdatert til enhver tid.
  • Kasserer skal vedlikeholde en oversikt over klubbens medlemmer, samt over tidligere medlemmer to år tilbake. Oversikten bør inneholde navn, adresse, telefonnummer og fødselsdato i tillegg til data om betaling av kontingent, ol.
  • Kasserer skal bidra til å holde klubbens utgifter til gebyrer nede. Unngå kontant betaling i banken.
  • Kasserer skal sørge for at Hexagon er en god og sikker betaler. Ikke utsett betalingen av regninger til siste dag, men prøv å betale de ca. 2-3 dager før fristen går ut.
  • Kasserer skal sørge for at alle kvitteringer og andre bilag i regnskapet tas vare på og oppbevares forsvarlig. Ved avgang skal alt overleveres til neste kasserer.
  • Kasserer skal sørge for at regnskapet er hensiktsmessig detaljert, og ført med tilstrekkelig antall grupper.
  • Kasserer skal sørge for at regnskapet for siste regnskapsperiode er revidert før generalforsamlingen.
  • Kasserer skal til generalforsamlingen utarbeide et regnskap for siste regnskapsperiode og et budsjett for inneværende regnskapsperiode.
  • Regnskapsperioden er fra 1. Januar til 31. Desember.

Stillingsinstruks for Webredaktør

  • Webredaktøren deltar i styrets arbeid på linje med andre styremedlemmer.
  • Webredaktøren skal prøve å skaffe/samle artikler om spilling og spill på Hexagons webside på en måte og i et utvalg som gjør at Hexagons webside blir et sted verd å besøke for klubbens medlemmer og andre spillinteresserte og gir et godt og tiltalende bilde av den spillingen som foregår i eller rundt Hexagon.
  • Webredaktøren skal sammen med teknisk nettansvarlig sørge for at dette presenteres på en tiltalende. oversiktlig og hensiktsmessig måte.

Teknisk nettansvarlig

  • Teknisk Nettansvarlig deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Nettansvarlig skal sørge for at fullstendig informasjon om hvordan Hexagons internettsider kan oppdateres og flyttes er skriftlig
    tilgjengelig for styret til enhver tid. Herunder nødvendige passord.
  • Nettansvarlig skal sørge for at Hexagons internettsider til enhver tid er oppdatert. "Sist oppdatert" skal innen rimelig tid vise
    gjeldene kalenderår.
  • Nettansvarlig skal sørge for at Hexagons internettsider gir et bilde av klubben som er riktig, tiltalende og egnet til å rekruttere nye medlemmer; og er i tråd med relevante tekniske standarder, og presenterer innholdet på en hensiktsmessig måte.
  • Nettansvarlig skal sørge for at det ligger lenker til Hexagons nettsider på relevante steder.
  • Nettansvarlig skal løpende vurdere om nåværende nettleverandør er hensiktsmessig.

Styrets forslag til styresamensetning og styreinstrukser ble vedtatt med akklamasjon.

Styrevalg

Det viste seg at vi bare hadde en frivillig til hver styrepost. Styret ble derfor valgt med akklamasjon. Følgende personer ble valgt til styret:

Generalsekretær: Harald Torvatn

PR-ansvarlig: Knut Eivind Brennhaug

Webredaktør: Håvard Krugerud

Teknisk nettansvarlig: Marius Kotsbakk

Materialforvalter: Ståle Halvorsen

Kasserer: Tore Svenningson

Valg av varamedlemmer til styret

Seks kandidater stilte til valg på varamedlemmer til styret. Det ble holdt hemmelig avstmning hvor hver stemmeberttigede stemte på to. Resultatet ble:

Sigurd Gaut 9 stemmer

Espen Kvernmo: 8 stemmer

Fredrik   Olavesen:6 stemmer

Håvard 6 stemmer

Petter 4 stemmer

Felix. 3 stemmer

(Til sammen 36 stemmer)

Håvard valgte etter opptellingen å trekke seg, dermed er Sigurd gaut, Espen Kvernmo og Fredrik Olavesen valgt til varamedlemmer i styret.

 

 

 

 

 

 

Sak 6: Regnskap og budsjett

Regnskapet og budsjettet ble fremlagt av av Kasserer Tore.

Regnskap høst 2010-vår 2011                                              Budsjett for høst 2011

Medlem høst 10                                 7750                           8250

Medlem vår 11                                   6250                           3000

Etter Hexcon medlemmer                  3400                           4000

Engangsbiletter:                                 1320                           1000

Renteinntekter                                               4                                 0

Hyperionstøtte                                   11845,40                    12000

Kaffe, te med mer                             134,50                       

Diverse                                               3979,50

Husleie høst                                        -6000                          -6000

Husleie vår                                         -18000

Spilldag                                              -557,50                       -1500

Julemerkering                                     -266                            -300

Domeneshop                                      -230

Postboksleie                                       -930

Gebyr bank                                        -99                              -16

Hyperionkontigent                             3538,56                      -3600

Spillkjøp klubbsaga                            -769                           

Spillkjøp annet:                                  -2025                          -1500

Plastbokser til miniatyrterreng           -504                            -500

Klubbsaga GM-støtte                        -700

Diverse                                               -1261*                        -2000

Kaffe te med mer                              -203

PR-langsiktig                                                                        -5000***

PR-Generell                                                                          -2000

Webhotell                                                                             -500**

*Her var oppført en utgift på 10000 som egentlig var en overføring mellom to av Hexagons kontoer. Denne er ikke tatt med her.

**Dette inkluderer penger for høst 10 og vår 11 som Hilde har lagt ut for klubben, men enda ikke fått av klubben.

***Dette er penger styret har skrevet kontrakt med Pareto om for å lage plakat.

Regnskapet og budsjettet ble godkjent ved aklamasjon.

Sak 7:

Styret varslet om ekstraordinaær genfors for å velge hexconsjef 09.11.2011.